Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai kegunaan
yaitu sebagai pusat dan ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan
pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya. Selain itu, kearsipan
meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyimpanan,
pemusnahan, serta pemeliharaan naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh suatu perusahaan atau organisasi.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang belum melakukan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan lagi. Oleh karena itu, agar tidak terjadi hal-hal demikian maka perlu adanya petugas-petugas arsip yang menjaga atau bekerja di bidang ketatausahaan untuk mengatur surat menyurat.
Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistematis, dan efisien. Apabila sistem kearsipan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik, sudah tentu tidak akan terjadi kekacauan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan tersebut. Dalam mempermudah penemuan kembali arsip, maka perlu adanya sistem penataan arsip dengan baik.
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Ruang Lingkup Arsip
Sebelum penulis melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, kearsipan dan sistem arsip
1. Pengertian Arsip
Kata arsip berasal dari bahas Belanda yaitu Archief. Menurut Atmosudirjo, Archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendiri (Wursanto, Ig, 1991: 14).
Dari pengertian arsip di atas, maka kearsipan memegang peran penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang dan tepat serta melestarikan fisik maupun nilai yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kemudian pengertian arsip menurut lembaga administrasi negara (LAN) adalah: segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, Ig, 1991: 18).
Dari pendapat itu dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian atau berisi informasi yang berhubungan dengan kegiatan atau pelaksanaan organisasi yang dapat berupa surat-surat, foto-foto, film, gambar, peta, dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya.
2
2. Pengertian kearsipan
Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi, 1985: 66).
Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun semua berkas sesuai dengan pengelompokan masing-masing arsip.
3. Pengertian sistem kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22).
Jadi, sistem kearsipan adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan arsip.
Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan dasar dari masing-masing pengertian adalah terletak pada hakikat masing-masing komponen yaitu, arsip adalah objeknya, kearsipan adalah subyeknya, dan sistem kearsipan adalah predikatnya.
B. Sistem Penataan Arsip
Penataan arsip sebagai sumber informasi dalam suatu penggunaan masalah hendaknya dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71).
Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk daripada yang lainnya. Baik atau buruknya sistem tergantung tepat atau tidak penggunaannya.
1. Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A - Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama, seperti:
a. Nama perorangan
b. Nama organisasi
c. Nama perusahaan, dan
d. Nama tempat atau nama wilayah.
Contoh:
Susunan kronologis
Susunan Abjad
Januari
Agustus
Februari
April
dst
dst
2. Sistem subyek
Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah. Suatu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Dalam penyusunan masalah tersebut selain diperlukan folder, juga dibutuhkan guide. Guide atau folder diberi label untuk menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label yang dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan secara horizontal. Susunan judul masalah, baik yang terdapat pada guide maupun folder hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya permasalahan yang berhubungan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah pokok (subyek) di bawah keuangan, untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya.
Contoh:
Main Subjek
Sub-Subjek
Sub-sub Subjek
keuangan
a. Anggaran
1) Anggaran pendapatan dan belanja pembangunan.
2) Anggaran pendapatan dan belanja rutin.
3) dst.
3. Sistem Angka/Nomor
Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem angka/nomor disebut juga sistem kearsipan daftar index atau indirect filling system. Disebut indirect filling system karena sebelum menentukan nomor –nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.
Contoh:
090 PERJALANAN DINAS
- 091 Perjalanan Dinas Presiden /Wakil Presiden ke daerah
- 092 Perjalanan Dinas Para Menteri ke daerah
- dst.
Sebelum melakukan penyimpanan arsip, maka masing-masing kantor/unit arsip terlebih dahulu harus mempersiapkan bagan klasifikasi atau daftar indeks yang akan digunakan untuk memberi kode terhadap arsip-arsip yang akan disimpan.
Untuk mengingat nomor maka dalam sistem nomor digunakan juga yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nasabah yang disusun menurut nama abjad masalah. Setiap sistem penataan arsip mempunyai keuntungan dan kerugian. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku besar/buku induk).
4. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah suatu bank misalnya. Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu oleh sistem yang lain, misalnya sistem abjad atau sistem tanggal. Sistem geografis digunakan apabila suatu instansi atau kantor mempunyai cabang-cabang atau perwakilan di daerah tertentu.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Contohnya pengelompokan dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat kedubes Indonesia di Jepang akan dikelompokkan pada “JAPAN”, demikian pula surat-surat yang diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan dikelompokkan di bawah label “JAPAN.”
5. Sistem Kronologis/Tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Sistem penataan untuk surat masuk berdasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan atas tanggal. Penulisan indeksnya adalah: tahun, bukan dan tanggal. Bentuk tulisannya harus dengan angka.
Contoh:
Kode 760426 Menyatakan tahun 1976, bulan April, tanggal 26.
Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal ataupun sebaliknya.
Untuk mempercepat penemuan kembali informasi pada buku agenda, maka dapat dicari jalan lain, yaitu dengan pembuatan agenda bentuk kartu, misalnya pada sistem kaulbach dan kartu kendali.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena sesungguhnya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim. Sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku agenda satu demi satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map folder.
C. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Kearsipan
Agar pekerjaan penyimpanan/penataan arsip/surat dapat berjalan dengan mudah dan lancar serta tepat, maka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Menyortir, melakukan pemilihan terhadap surat masuk dan keluar menurut subjek yang tercantum pada kartu kendali.
2. Meneliti arsip yang akan disimpan,
a. Meneliti tanda disposisi,, apakah arsip-arsip tersebut yang sudah disimpan, sudah ada tanda disposisi.
b. Meneliti indeks, apakah arsip-arsip tersebut sudah di indeks atau belum
c. Meneliti lampiran, jumlah lampiran dan jenis lampiran.
3. Pemberian kode klasifikasi, untuk menentukan kelasnya (subjek) dengan penentuan kode secara cermat maka harus diberi kode klasifikasi.
4. Mengindeks, meliputi:
a. Membaca surat dengan teliti untuk menentukan isi dan inti surat tersebut
b. Menggaris bawahi keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (indeks) surat yang bersangkutan.
c. Menentukan tanda pengenal yang paling tepat dan membubuhkan tanda pengenal tersebut pada surat yang bersangkutan.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang, yang dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran kwarto, berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan arsip maupun dalam penemuannya kembali apabila diperlukan.
6. Menyusun surat yang siap disimpan dengan susunan yang digunakan.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip setelah disusun menurut kelompoknya.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
Dengan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan sebagai berikut:
1. Menyortir arsip/surat sebelum melakukan penyimpanan.
2. Meneliti kembali arsip yang akan disimpan.
3. Memberikan kode klasifikasi kepada arsip.
4. Mengindeks arsip.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang.
6. Menyusun kembali arsip yang siap disimpan, dan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
B. Saran
Hendaknya dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut tentang kearsipan sudah semestinya memperhatikan semua hal yang ada dalam komponen-komponen di atas demi memudahkan petugas dalam pekerjaannya.
8
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Djambatan: Jakarta.
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.
Lembaga Administrasi Negara RI, 1996. Administrasi Perkantoran. Jakarta.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan I. Wursanto: Jakarta.
9
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Wursanto: Jakarta.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang belum melakukan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan lagi. Oleh karena itu, agar tidak terjadi hal-hal demikian maka perlu adanya petugas-petugas arsip yang menjaga atau bekerja di bidang ketatausahaan untuk mengatur surat menyurat.
Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistematis, dan efisien. Apabila sistem kearsipan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik, sudah tentu tidak akan terjadi kekacauan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan tersebut. Dalam mempermudah penemuan kembali arsip, maka perlu adanya sistem penataan arsip dengan baik.
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Ruang Lingkup Arsip
Sebelum penulis melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, kearsipan dan sistem arsip
1. Pengertian Arsip
Kata arsip berasal dari bahas Belanda yaitu Archief. Menurut Atmosudirjo, Archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendiri (Wursanto, Ig, 1991: 14).
Dari pengertian arsip di atas, maka kearsipan memegang peran penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang dan tepat serta melestarikan fisik maupun nilai yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kemudian pengertian arsip menurut lembaga administrasi negara (LAN) adalah: segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, Ig, 1991: 18).
Dari pendapat itu dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian atau berisi informasi yang berhubungan dengan kegiatan atau pelaksanaan organisasi yang dapat berupa surat-surat, foto-foto, film, gambar, peta, dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya.
2
2. Pengertian kearsipan
Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi, 1985: 66).
Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun semua berkas sesuai dengan pengelompokan masing-masing arsip.
3. Pengertian sistem kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22).
Jadi, sistem kearsipan adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan arsip.
Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan dasar dari masing-masing pengertian adalah terletak pada hakikat masing-masing komponen yaitu, arsip adalah objeknya, kearsipan adalah subyeknya, dan sistem kearsipan adalah predikatnya.
B. Sistem Penataan Arsip
Penataan arsip sebagai sumber informasi dalam suatu penggunaan masalah hendaknya dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71).
Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk daripada yang lainnya. Baik atau buruknya sistem tergantung tepat atau tidak penggunaannya.
1. Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A - Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama, seperti:
a. Nama perorangan
b. Nama organisasi
c. Nama perusahaan, dan
d. Nama tempat atau nama wilayah.
Contoh:
Susunan kronologis
Susunan Abjad
Januari
Agustus
Februari
April
dst
dst
2. Sistem subyek
Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah. Suatu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Dalam penyusunan masalah tersebut selain diperlukan folder, juga dibutuhkan guide. Guide atau folder diberi label untuk menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label yang dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan secara horizontal. Susunan judul masalah, baik yang terdapat pada guide maupun folder hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya permasalahan yang berhubungan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah pokok (subyek) di bawah keuangan, untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya.
Contoh:
Main Subjek
Sub-Subjek
Sub-sub Subjek
keuangan
a. Anggaran
1) Anggaran pendapatan dan belanja pembangunan.
2) Anggaran pendapatan dan belanja rutin.
3) dst.
3. Sistem Angka/Nomor
Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem angka/nomor disebut juga sistem kearsipan daftar index atau indirect filling system. Disebut indirect filling system karena sebelum menentukan nomor –nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.
Contoh:
090 PERJALANAN DINAS
- 091 Perjalanan Dinas Presiden /Wakil Presiden ke daerah
- 092 Perjalanan Dinas Para Menteri ke daerah
- dst.
Sebelum melakukan penyimpanan arsip, maka masing-masing kantor/unit arsip terlebih dahulu harus mempersiapkan bagan klasifikasi atau daftar indeks yang akan digunakan untuk memberi kode terhadap arsip-arsip yang akan disimpan.
Untuk mengingat nomor maka dalam sistem nomor digunakan juga yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nasabah yang disusun menurut nama abjad masalah. Setiap sistem penataan arsip mempunyai keuntungan dan kerugian. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku besar/buku induk).
4. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah suatu bank misalnya. Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu oleh sistem yang lain, misalnya sistem abjad atau sistem tanggal. Sistem geografis digunakan apabila suatu instansi atau kantor mempunyai cabang-cabang atau perwakilan di daerah tertentu.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Contohnya pengelompokan dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat kedubes Indonesia di Jepang akan dikelompokkan pada “JAPAN”, demikian pula surat-surat yang diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan dikelompokkan di bawah label “JAPAN.”
5. Sistem Kronologis/Tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Sistem penataan untuk surat masuk berdasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan atas tanggal. Penulisan indeksnya adalah: tahun, bukan dan tanggal. Bentuk tulisannya harus dengan angka.
Contoh:
Kode 760426 Menyatakan tahun 1976, bulan April, tanggal 26.
Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal ataupun sebaliknya.
Untuk mempercepat penemuan kembali informasi pada buku agenda, maka dapat dicari jalan lain, yaitu dengan pembuatan agenda bentuk kartu, misalnya pada sistem kaulbach dan kartu kendali.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena sesungguhnya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim. Sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku agenda satu demi satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map folder.
C. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Kearsipan
Agar pekerjaan penyimpanan/penataan arsip/surat dapat berjalan dengan mudah dan lancar serta tepat, maka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Menyortir, melakukan pemilihan terhadap surat masuk dan keluar menurut subjek yang tercantum pada kartu kendali.
2. Meneliti arsip yang akan disimpan,
a. Meneliti tanda disposisi,, apakah arsip-arsip tersebut yang sudah disimpan, sudah ada tanda disposisi.
b. Meneliti indeks, apakah arsip-arsip tersebut sudah di indeks atau belum
c. Meneliti lampiran, jumlah lampiran dan jenis lampiran.
3. Pemberian kode klasifikasi, untuk menentukan kelasnya (subjek) dengan penentuan kode secara cermat maka harus diberi kode klasifikasi.
4. Mengindeks, meliputi:
a. Membaca surat dengan teliti untuk menentukan isi dan inti surat tersebut
b. Menggaris bawahi keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (indeks) surat yang bersangkutan.
c. Menentukan tanda pengenal yang paling tepat dan membubuhkan tanda pengenal tersebut pada surat yang bersangkutan.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang, yang dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran kwarto, berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan arsip maupun dalam penemuannya kembali apabila diperlukan.
6. Menyusun surat yang siap disimpan dengan susunan yang digunakan.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip setelah disusun menurut kelompoknya.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
Dengan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan sebagai berikut:
1. Menyortir arsip/surat sebelum melakukan penyimpanan.
2. Meneliti kembali arsip yang akan disimpan.
3. Memberikan kode klasifikasi kepada arsip.
4. Mengindeks arsip.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang.
6. Menyusun kembali arsip yang siap disimpan, dan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
B. Saran
Hendaknya dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut tentang kearsipan sudah semestinya memperhatikan semua hal yang ada dalam komponen-komponen di atas demi memudahkan petugas dalam pekerjaannya.
8
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Djambatan: Jakarta.
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.
Lembaga Administrasi Negara RI, 1996. Administrasi Perkantoran. Jakarta.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan I. Wursanto: Jakarta.
9
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Wursanto: Jakarta.
Comments
Post a Comment
Berkomentarlah dengan bijak dan membangun. Tak ada kita yang sempurna. pasti ada kurangnya